Pokud využijete některý z programů státních institucí a fondů, které organizují studijní pobyty či pracovní stáže, pravděpodobně se vám nevyhne některý z níže uvedených dokumentů. Mezi dokumenty, se kterými se setkáte nejčastěji, patří motivační dopis, akceptační dopis a doporučující dopis.
Motivační dopis
I když vypadá tento dokument nepříliš důležitý, zdání klame. Zájemci o stipendijní místa a stáže jsou vybíráni právě na základě motivačního dopisu.
Je nutné dodržet pravidla pro psaní úředního dopisu. Nedílnou součástí dopisu tak bude adresa univerzity či firmy, vaše adresa a nadpis. Dále nezapomeňte na oslovení, datum, pozdrav a vlastnoruční podpis. Pozor ale na zvyklosti v jednotlivých zemích. Není adresa jako adresa, datum jako datum a tak dále.
Boduje zejména osobitost, přehlednost, stručnost (většinou maximálně jedna A4) a zdvořilost. Komisi bude zajímat vaše motivace, důvod, proč se chcete studijního pobytu či pracovní stáže účastnit, a také váš studijní plán. Také do textu zakomponujte bližší informace o adresované instituci, zvýšíte tak dojem o vašem skutečném zájmu. Pokud nejste zrovna jazykáři, není od věci požádat několik blízkých, aby dopis zkontrolovali.
Akceptační dopis
S akceptačním dopisem se setkáte v případě, když se hlásíte na zahraniční studijní pobyt na základě mezinárodní (bilaterální) smlouvy. Akceptační dopis je jakýmsi předběžným písemným souhlasem univerzity k vašemu studiu.
Prvním krokem k získání akceptačního dokumentu je oslovení vybrané univerzity, její konkrétní katedry či vybraného pedagoga. Počátkem konverzace bude zejména představení studenta, uvedení studijních výsledků a informace o zvoleném programu studia. Žádost lze okořenit doporučením některého z pedagogů z České republiky, což může velmi pomoci. Nedílnou součástí dopisu by měl být požadovaný termín pro zpětné vyjádření zahraniční univerzity.
Doporučující dopis
Doporučující dopis nepíšete vy, ale vysokoškolský pedagog, který by měl posoudit studentovy znalosti, dovednosti, jeho přístup ke studiu a schopnost využít poznatky ze zahraničního pobytu. Nedílnou součástí „posudku“ je také jazyková dovednost.
Pokud bude oslovený pedagog upřednostňovat, aby si student napsal doporučující dopis sám jeho jménem, je v tomto případě vhodnější kontaktovat jiného pedagoga, který poskytne své vlastní doporučení. Pozor na formální zvyklosti, jako je použití hlavičkového papíru konkrétní školy či uvedení kontaktní adresy a pracovního postavení pedagoga.
Rada na závěr
Nebojte se být originální, kreativní, zkrátka něčím výjimeční. Vaše žádost bude pravděpodobně ležet mezi stovkami, možná tisícovkami dalších…