GTD pro studenty (1. díl)

Pro napsání tohoto seriálu jsem se rozhodl z důvodu, že v dnešní socializované a uspěchané době stále více studentů potřebuje mít přehled o svých závazcích a povinnostech. Podle mého názoru je metoda GTD, upravena pro potřeby studentů, ideálním způsobem, jak toto vše vyřešit.

Námětem mi bylo nejen to, že se pohybuji ve vysokoškolském prostředí a každý den se setkávám s kolegy studenty, kteří si stěžují, že nestíhají, ale zároveň má vlastní potřeba zjednodušit můj plánovací a organizační systém. Po půl roce používání čistokrevného GTD jsem zjistil, že není až tak úplně pro mě, svou nemalou roli v tom sehrály i činnosti a projekty na kterých teď pracuji a věnuji jim svou pozornost. Cílem seriálu tedy je představit metodu GTD, její zaměření a úskalí a poté ji postupně zjednodušit na použitelnou úroveň pro studenty. Závěr seriálu bude věnován ukázce, jak tuto zjednodušenou metodu aplikovat do praxe s pomocí různých nástrojů.

Toto zamyšlení mě vedlo ke značnému zjednodušení mého plánovacího systému, na úkor přenositelnosti. Teď si v podstatě vystačím s iPadem a jedním Moleskinem.Budu částečně vycházet i z mého komentáře článku na serveru Lifehacker, který se věnuje týdennímu hodnocení, což je, podle mého názoru, pro studenty z celého GTD nejpotřebnější.Jiný pohled na GTD pro studenty v angličtině naleznete též na serveru Lifehacker. Pokud používáte aplikaci OmniFocus, pak doporučím vaší pozornosti jeden seriál, který se studijními povinnostmi vypořádává s pomocí této aplikace.

Představení

Co je tedy vlastně metoda GTD? Jedná se o zkratku termínu Getting Things Done, neboli Mít vše hotovo. A je to Time managementová metoda pro správu úkolů a projektů. Autorem této metody je David Allen a zevrubně ji popisuje v knihách Mít vše hotovo a Aby vše klapalo. Původně je tato metoda určena podnikatelům a manažerům, které trápí nedostatek času z důvodu zasypání úkoly, projekty a termíny.

Proč si myslím, že tato metoda je dobrá i pro studenty? Ve své původní verzi může být pro studenty až příliš složitá, ale v odlehčené verzi je ideální, neboť studenty většinou zajímá, na kdy mají jaký úkol, jak postupně zpracovat a stihnout zadaný projekt a sem tam si potřebují zaznamenat termín konzultace, zápočtu, nebo zkoušky.

Čím může být tato metoda přínosná?

Podle mého názoru hlavně tím, že vysvětlí a ukáže studentům, jak snadno si věci uspořádat, aniž by potřebovali sofistikované nástroje a složitá řešení. Hlavně jim také umožní podchytit veškeré podněty hned a v takové podobě, v jaké poutají momentální pozornost.

Co tedy budete potřebovat?

Schránku na vstupy

Prvním krokem je připravit si schránku na vstupy, do které budete všechny příchozí podněty zaznamenávat. Může to být jednoduchý blok, složka, či sofistikovanější nástroj, podstatné je, aby byla vždy a všude k dispozici. Principem použití této schránky je zaznamenat si všechno, co momentálně poutá vaši pozornost a dostat to z hlavy, aby člověk nebyl pod tlakem toho, co vše musí vyřídit.Tuto schránku je třeba pravidelně, alespoň jednou denně, kontrolovat, zpracovat všechny vstupy a dostat počet položek na nulu.

Systém hodnocení položek

V tomto kroku bude na vás, abyste o všech položkách ve vstupní schránce rozhodli, zda:

• je můžete stihnout vyřídit obratem,
• je bude třeba odložit na konkrétní den a čas, kdy mají být splněny,
• mohou být odloženy do seznamu kontextů a splněny co nejdříve, jak jen to bude možné,
• nebo jsou součástí nějakého projektu o více krocích.

Pravidlo 2 minut

O každé položce, která se objeví ve vaší vstupní schránce bude třeba rozhodnout, zda její splnění nezabere více než dvě minuty. Pokud ne, pak je nejefektivnější se jí věnovat okamžitě, jelikož její zaznamenání do systému by zabralo více času, než její splnění.

Použití kalendáře

V rámci GTD je diář / kalendář používán výhradně pro zaznamenání položek, které mají být splněny v konkrétní den a čas. Nikoliv těch, které bychom v daný den chtěli stihnout, to pak totiž vede k frustraci z nedokončených položek a jejich přesunu na další den.

Seznamy kontextů

Tyto seznamy slouží ke shromažďování položek, které není třeba splnit v konkrétní čas, ale neměly by být dlouho odkládány. Kontexty mají za úkol určit, v jaké situaci bude splnění úkolu nejvhodnější, zda u počítače, či v knihovně, doma, nebo při pochůzkách ve městě. David Allen doporučuje mít těchto seznamů co nejvíce, aby jejich průběžná kontrola při rozhodování, kterou položkou se zabývat, nebyla zbytečně dlouhá. Pro studijní povinnosti těchto kontextů jistě nebude tolik, dovolím si zde uvést pár příkladů: doma, v knihovně, v počítačové učebně, na počítači, na e-mailu, v posluchárně, při pochůzkách, atd.

Projektové plány

Sem lze zařadit všechny položky, které ke svému splnění potřebují více než dva kroky. Základem je zaznamenat si tuto položku do seznamu projektů a určit, jaký je další krok k jejímu splnění. S tímto dalším krokem je třeba poté opět nakládat tak, jako s každou položkou ve vstupní schránce, tedy rozhodnout, kdy je možné ji splnit. Příkladem projektu může být sepsání seminární práce, kde je třeba: sesbírat materiál, pročíst ho, vybrat potřebné pasáže, ty začlenit do vlastního textu, doplnit grafickými náležitostmi, zkontrolovat celou práci, zasadit ji do šablony a odevzdat.

Více o celém postupu práce s tímto systémem GTD pro studenty si povíme v dalším díle seriálu, který bude sestaven jako ukázkové fungování v rámci jednoho semestru. Pokud vás zajímá k tomuto systému více, neváhejte se zeptat v komentářích a diskutovat s dalšími čtenáři.

O autorovi:

Jakub Hořický - student, redaktor, konzultant, manažer. V oblasti osobního rozvoje se pohybuje řadu let, o toto téma se začal zajímat již na střední škole.

Od roku 2010 působí jako redaktor webu Mítvšehotovo.cz (odkud je převzat tento článek), kde se věnuje problematice GTD (Getting Things Done) a využívání moderních technologií a software k vyšší produktivitě. Dále se věnuje osobním školením, workshopům, consultingu a koučingu v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu.