Přinášíme vám další díl od Jakuba Hořického o mětodě GTD - Getting Things Done, neboli Mít vše hotovo. Time managementové metodě pro správu úkolů a projektů.
Minulý díl seriálu se věnoval úvodu do metody GTD, konkrétně zaměřenépředevším na studenty a jejich potřeby. Tento díl bude zacílen na využití tétometody v rámci jednoho semestru. Bude zde ukázáno, jak využívat metodu GTD pro efektivní zvládnutí studijních povinností. Za příklad si dovolím použít můj aktuální studijní semestr na VŠE, Fakultě managementu v Jindřichově Hradci. Já osobně používám jako hlavní nástroj svého workflow OmniFocus na iPadu, takže budu tento postup popisovat částečně podle OF.
Kalendář
Na začátku každého semestru si do Google kalendáře nazvaného FM VŠE zaznamenám všechny přednášky a cvičení, která mám v rozvrhu. Pro usnadnění doporučuji vytvořit hodiny jako opakované události a ve dnech rektorského volna, či vánočních prázdnin, jednotlivé hodiny individuálně vymazat. Google kalendář mi tímto zajistí, že vím, kdy mám jakou hodinu a jaksi
tedy naplánovat ostatní činnosti.
Kontexty
Pro použití na vysoké škole si myslím, není třeba příliš velké množství kontextů. Osobně doporučuji tyto:
- @knihovna – pro půjčování knih,
- @studovna – kvůli přístupu do informačních databází,
- @internet – pro věci, ke kterým je potřeba internetové připojení,
- @počítač – pro věci, ke kterým je třeba počítač, ale může být bezpřipojení k internetu,
- @škola – pro všeobecné věci, které lze splnit jen ve škole,
- @agenda – pro setkání s jednotlivými lidmi. Klidně se vyplatí vytvořit sikontext pro
každého důležitého člověka, se kterým jste častěji v kontaktu,
- @doma – pro všeobecné věci, které lze splnit jen doma,
- @telefon – pro řešení věcí po telefonu.
Kontextů lze mít samozřejmě dle libosti, nicméně u těch méně obsáhlých se vyplatí sloučit je dohromady, pokud je to možné. Například pokud k většině povinností potřebujete internet, pak lze kontexty @internet a @počítač sloučitdo jednoho @počítač.
Projekty
V OmniFocusu mám vytvořené složky projektů podle jednotlivých předmětů, např. tedy Strategický management a analýza. V každé této složce jsou poté umísťovány jednotlivé projekty (úkoly, seminární práce, přípravy k testu) a jejich další kroky, které patří do daného předmětu. Samozřejmě všechny dle již zmiňované metodiky GTD, tedy projekty o více než dvou krocích.
Ukázkovým projektem může být zpracování seminární práce na téma situační analýza:
- Nejprve si sepíši, co všechno potřebuji, které informace, které knihy, které články,
- přiřadím kontexty,
- určím další krok, nezbytný pro posun v projektu a vím, že mi můj systém všechno pohlídá a včasně a správně připomene.
Veškeré soubory pak doporučuji mít uložené v Dropboxu, ve stejné hierarchii, jako je tomu v OmniFocusu, tedy nejprve podle předmětu a poté podle jednotlivých úkolů, ať je vše snadno dohledatelné.
Týdenní hodnocení
Nejdůležitější složkou celého systému je pro studenta samozřejmě týdenní hodnocení, které ho ohlídá, aby se svým studijním povinnostem věnoval systematicky. V rámci týdenního odnocení se odkáži na svůj komentář ke článku ze serveru Lifehacker, kde podrobněji popisuji, na co při týdenním hodnocení nezapomenout.
Pokud tento postup zaaplikujete opravdu svědomitě do praxe, tak věřím, že vám ubydou starosti s tím, kdy je jaký termín ke splnění tohohle a támhletoho, protože váš vlastní systém vám vše včasně a správně připomene.
V příštím díle se zaměřím na ukázky implementací metody GTD do jednotlivýchvašich systémů, ať už papírových, či elektronických.
Jakub Hořický
O autorovi:
Jakub Hořický - student, redaktor, konzultant, manažer. V oblasti osobního rozvoje sepohybuje řadu let, o toto téma se začal zajímat již na střední škole.
Od roku 2010 působí jako redaktor webu Mítvšehotovo.cz (odkud je převzat tento článek),kde se věnuje problematice GTD (Getting Things Done) a využívání
moderních technologií asoftware k vyšší produktivitě. Dále se věnuje osobním školením, workshopům, consultingu akoučingu v oblasti
osobní produktivity a zdravého životního stylu.