Předání vizitky neboli navštívenky je jeden z nejběžnějších a nejpraktičtějších způsobů, jakým si mohou dvě osoby předávat kontakty. Přesto jejich používání v České republice není tak rozšířené.
Problémem nejčastěji bývá nevhodný návrh vizitky. Nemusí být nutně černobílá konzervativní, i profesionální a kvalitně zpracovaná vizitka může být barevná, většinou je to dokonce žádoucí. Neexistuje jeden koncept, kterým by se všichni měli řídit, důležité je, aby výsledný návrh připravila nebo alespoň zrevidovala osoba, která má vkus.
Důležitý je i formát a materiál, ze kterého je vizitka vyrobena. Pomineme-li nestandardní typy (čtvercové, na výšku, CD vizitky, elektronické apod.), dostaneme jen několik málo možných tvarů, stejně bychom s nimi ale měli být seznámeni. Asijské, severoamerické a evropské vizitky mají podobný obdélníkový tvar, ale jiné rozměry. Delší strana se obecně pohybuje mezi 8,5 až 9 cm, kratší mívá 5 až 5,5 cm. Klasickou českou obdobou amerického stylu je pak 9×5 cm, což přibližně odpovídá tamějším mírám v palcích.
Použít běžný tenký kancelářský papír snad nikoho nenapadne, papír jako takový (kvalitní tvrdý) je však stále nejčastějším materiálem. O tisk se starají zpravidla specializované firmy, bývá velmi levný (a s počtem kusů cena klesá). V praxi se můžete setkat i vizitkami ze dřeva, kovu nebo třeba hedvábí, takovéto drahé a speciální vizitky najdete například u bohatých Arabů nebo ruských a čínských podnikatelů.
Zlatou střední cestou mezi drahou zakázkovou vizitkou a cárem levného papíru může být třeba reliéfní ražba, která vizitku oživí a přitom není finančně náročnou záležitostí. Výsledek zaujme, ale zároveň majitele i cílovou osobu potěší, že navštívenka není natolik extravagantní, aby se nevešla k těm ostatním, nejčastěji do speciálního pouzdra.
Tisk vizitek by v ročním výkazu zisků a ztrát neměl být nejdražší položkou, na materiálu a kvalitě tisku byste ale za každých okolností také šetřit neměli.
Mobil na prezidenta společnosti na vizitce nehledejte
Pokud má firma krásné a vkusné logo a nadřízený schválil tisk na kvalitní papír, je tvorba vizitky na dobré cestě, zdaleka ale ne u konce. Velké množství manažerů netuší, jaké informace na vizitce uvést a jak je na malý obdélníkový prostor rozmístit.
Kromě loga nebo názvu firmy musí vizitka samozřejmě obsahovat jméno dané osoby a její funkci. Častými doplňujícími údaji jsou potom telefon, e-mailová adresa, webové stránky a adresa firmy. Na akademické tituly si potrpíme v České republice, ve světě se od nich spíše upouští.
Komplikace mohou přinést mobilní čísla a domácí adresy. V Čechách jsme zvyklí a dodržujeme u mobilů klasická pravidla telefonní etikety, ale v zahraničí si mohou mobilní číslo na vizitce vyložit tak, že se na něj dá volat kdykoli, ve dne i v noci. Uvádí ho třeba technici, kteří vám produkt opraví i ve tři ráno, nebo dealeři a obchodníci.
Osobní adresu obvykle neuvádíme a opět se její přítomnost dá vyložit tak, že jednat jsme ochotni i doma. Tyto údaje můžeme pečlivě zvoleným osobám výjimečně dopsat na zadní stranu, je to z naší strany nadstandard a znak důvěry.
Tradičně by měl být jeden roh vizitky volný (nejčastěji levý spodní). Sem se píšou vizitkové zkratky, které jsou dnes vzácností, ale jejich používání opět pomalu narůstá.
Čím vyšší má daná osoba funkci, tím méně údajů (kontaktů) na vizitce naleznete. CEO Googlu na ni určitě nenapíše svůj mobil a od šéfa ČEZu to také čekat nemůžeme. Tyto vysoce postavené osoby předávají vizitky třeba na nejvyšších jednáních s partnery, ale kdo je potřebuje kontaktovat, musí vědět jak, nebo se probojovat přes řadu nižších šarží.
Překlady určitě, ale pořádné
Při kontaktu s cizinci bychom měli být schopni poskytnout vizitky v jejich jazyce nebo v angličtině. Je ale naprosto klíčové, aby byly přeloženy správně. Kristýna Nováková není Christine Novak, inženýr z VŠE není engineer a ulice 28. října není 28th October Street.
Ještě komplikovanější je překlad funkce. Generální ředitel firmy Pomeranč totiž není „Manager of Orange“ a například ve USA by nepochodil ani s „directorem“.
Osoba, která se o překlad stará, musí vědět přesně, co dělá. Bloudění po Praze by partneři z ciziny mohli odpustit, ale neplatnou smlouvu kvůli přeloženému jménu určitě ne.
Nemáme zkušenosti, tak děláme chyby
Práce s vizitkami je ze své podstaty jednoduchá, přesto se najdou zádrhele, které mohou oběma stranám pořádně zavařit.
Na přijatou vizitku bychom se měli aspoň podívat. V mnoha zemích, hlavně v Asii, je předávání vizitek dokonce malý rituál s mnoha pravidly. Hodit ji v takovém případě bezmyšlenkovitě do kapsy hraničí s urážkou.
Když manažera povýší nebo firma změní adresu, musí se vizitky vytisknout znovu. Přeškrtat staré údaje propiskou je sice rychlé a levné, nicméně velmi neprofesionální.
Vizitky bychom měli nosit ve speciálním pouzdře nebo v kapse saka, v kanceláři by měly být vždy po ruce. Za každých okolností bychom jich měli mít dost, a kdyby došly, svět se nezboří, ale co nejdříve ji cílové osobě dodatečně pošleme.
V různých zemích platí různé kulturní a obchodní zvyklosti. Asijské rituální předávání zdaleka není jedinou zvláštností, na kterou bychom měli být připraveni.
Když už se s vizitkami naučíme pracovat, můžeme je efektivně využívat. Po úvodním představování při týmovém jednání je smíme místo do pouzdra položit před sebe na stůl, abychom nezapomněli jméno partnera.
Zmiňované zkratky nemusíte používat příliš často, pokud nechcete, měli byste ale vědět, co znamenají a jak na ně reagovat.
Ve většině zemí, a Česká republika není výjimkou, se uvádí nejprve křestní jméno a na konci příjmení. Prohození nejen není přirozené z hlediska jazyka, ale může nepříjemně zmást.
Logo firmy je součástí firemní kultury a na vizitce by nemělo být jiné. Okrasné fonty mohou vypadat zajímavě, ale vizitka má být hlavně praktická, tedy jednoznačně čitelná.
Elektronické nebo CD vizitky nejsou špatný nápad, musíme si ale být jisti, že je lidé spustí a zobrazí. V e-mailové komunikaci je tak může nahradit třeba správně naformulovaný podpis.
Vizitky mají hlavně pomáhat
Pokud se vizitky naučíme efektivně používat, mohou mít vysokou informační a reprezentativní hodnotu. Jejich předání často patří k prvnímu kontaktu s partnerem, jejich roli bychom proto neměli podceňovat.
Tento malý kousek papíru nám jednání nevyhraje, ale je součástí prezentace firmy, kterou nechceme zanedbávat. Vyplatí se proto do jejich tvorby investovat rozumné množství peněz a hlavně čas, aby výsledek stál za to.